Quanto custa alugar notebook para empresa?

Essa é a primeira pergunta de praticamente todo mundo que procura locação de equipamento de TI, e a resposta honesta é que não existe preço de tabela — não porque a gente esconde, mas porque o valor por posto muda muito conforme quatro variáveis. Vale entender quais são, porque elas também são a régua para comparar propostas de fornecedores diferentes.

O que faz o preço por posto subir ou cair

• A quantidade de postos. É a variável mais forte. Frota de vinte máquinas tem custo de logística, preparação e suporte diluído; frota de duas, não. A diferença de mensalidade por unidade entre um contrato pequeno e um grande é relevante.
• O prazo de contrato. Quanto mais longo o compromisso, menor a mensalidade. O equipamento se paga ao longo do contrato, então prazo maior permite parcela menor.
• A configuração. Um notebook administrativo com Core i5 e 8 GB não custa o mesmo que uma máquina de engenharia com 32 GB e placa dedicada. A maioria das empresas fica bem servida com Core i7, 16 GB e SSD de 512 GB.
• O que está incluso. Aqui mora a maior armadilha na hora de comparar. Duas propostas com valores parecidos podem ser negócios completamente diferentes.

O erro mais comum: comparar só o número

Quando você recebe duas propostas, a de menor mensalidade nem sempre é a mais barata. Antes de comparar os valores, confira se os dois orçamentos incluem as mesmas coisas:

• Seguro contra roubo e furto. Se não estiver incluso, uma única máquina roubada em três anos come toda a economia da proposta mais barata.
• Manutenção e peças. Alguns contratos cobram reparo à parte, ou só cobrem defeito de fábrica.
• Unidade reserva. Sem máquina de reposição, quebra vira colaborador parado esperando conserto. Pergunte qual o prazo real de substituição, não o prometido.
• Configuração e entrega. Chegar com o sistema instalado e os programas da operação prontos economiza um dia de trabalho por máquina.
• Frete e logística. Cobrado à parte em muitos contratos, principalmente fora da capital.
• Multa de cancelamento antecipado. Não afeta a mensalidade, mas define o seu risco se a operação mudar.

O que a mensalidade substitui no seu caixa

Comparar aluguel com o preço de compra da máquina é uma conta incompleta. Na compra, além do valor do equipamento, entram custos que costumam ficar invisíveis no orçamento: manutenção fora da garantia, prejuízo de equipamento roubado, tempo de equipe parada esperando conserto, e o trabalho de revender máquina antiga no fim da vida útil. Somando tudo, a diferença entre os dois modelos costuma ser bem menor do que o preço de etiqueta sugere.

E existe um custo que não aparece em nenhuma planilha: o capital que fica preso. Dez mil reais imobilizados em notebooks são dez mil reais que não estão em estoque, em folha ou em comercial. Para empresa em crescimento, essa é normalmente a conta que decide.

Como pedir uma proposta que sirva para comparar

Para receber um valor realista de qualquer fornecedor, tenha três informações na mão: quantos postos, o que as pessoas rodam no dia a dia e por quanto tempo. Com isso, a proposta sai fechada em vez de virar uma faixa de preço genérica.

Aqui, com essas três respostas, a proposta sai em 24 horas úteis.